Word jij onze spin in het web en ben je beschikb@@r? Voor het Amsterdams Fonds voor de Kunst (AFK) zoeken wij een medewerker Financiën en bedrijfsvoering (m/v/x/beschikb@@r) voor 32 uur per week (minder bespreekbaar).
Je bent de verbinder tussen medewerkers subsidiebureau en de medewerkers ICT en financiën. Je vertaalt de wensen en voorwaarden van de subsidieregelingen naar de werkprocessen in de ICT-systemen. Je hebt inhoudelijke kennis van subsidieprocessen en kennis van databases, webformulieren en verwerking hiervan. Daarnaast bouw je aan periodieke rapportages over het werkproces, KPI’s en verstrekte subsidies. Ook verzorg je financiële analyses aangaande de projectaanvragen.
Organisatie
Het AFK is het fonds van en voor culturele wereldstad Amsterdam. Vanuit onze missie 'Fantastische kunst voor alle Amsterdammers', dragen we bij aan een stad waar iedereen de kans heeft kunst te beoefenen of ervaren. Daarom ondersteunen we alle kunstvormen in ieder stadsdeel en in elke wijk. We zijn er voor zowel professionele kunst als voor cultuurbeoefening in de vrije tijd - voor gevestigde organisaties, als ook de rafelranden en de pioniers. Het AFK richt zich met zijn activiteiten op drie groepen: kunstenaars en culturele organisaties, Amsterdammers, en de sector als geheel. Door kennis voor en over de sector te delen - dragen we bij aan een krachtig, toekomstbestendig kunstenveld.
Vanuit deze missie, die ruimte geeft aan iedereen, voeren wij vanzelfsprekend een inclusief personeelsbeleid. Wij nodigen mensen met een beperking dan ook met nadruk uit om te solliciteren.
De veelheid aan stakeholders en activiteiten maakt van AFK een complexe organisatie waar veel verschillende administratieve-, automatiserings-, financiële- en organisatorische processen naast en door elkaar heen lopen. Dat vraag om een goede afstemming. Daarom zijn wij op zoek naar een spin in het web die alle processen professioneel samenvoegt tot een effectieve organisatie waar iedereen het beste uit zich zelf kan halen.
Afdeling
De medewerker bedrijfsvoering werkt binnen de afdeling Financiën en Bedrijfsvoering, waar nog een medewerker financiën en bedrijfsvoering en een applicatiebeheerder werken. Daarnaast zijn bij deze afdeling de externe boekhouder en webontwikkelaars betrokken. De afdeling levert ondersteuning aan de gehele organisatie, met focus op de financiële en ICT-technische bedrijfszekerheid en het goed vertalen van de vereisten uit de subsidieregelingen naar de digitale systemen. Daarnaast verzorgt de afdeling periodieke managementrapportages en overige rapportages en dashboards.
Werkzaamheden
Je zorgt voor het goed functioneren van het management informatie systeem (KPI’s) en nieuw ontwikkelde dashboard, dat inzicht geeft in de workflow en financiële situatie van de projectbudgetten. Je ontwikkelt nieuwe periodieke rapportages en dashboards. Je bent de schakel tussen de ICT kant van de organisatie en de medewerkers die de subsidieregelingen opstellen en uitvoeren. Je zorgt er voor dat input en output hierbij op elkaar zijn afgestemd, tekstueel en inhoudelijk. Je weet de vereisten van de subsidieregelingen en de verantwoording door het AFK hiervan te vertalen naar werkprocessen en inrichting van de automatiseringssystemen. Je zorgt er met de medewerkers ICT voor dat de webformulieren en de database voor verwerking volgens de gestelde eisen worden ingericht. Je verzorgt financiële analyses van aanvragen ten behoeve van de beoordeling.
Gewenst profiel
We zoeken een pro-actieve medewerker met zowel kennis van bedrijfsprocessen, ICT-systemen, databases, dashboards en financiën, als met kennis van de culturele sector of vergelijkbaar werkgebied. Je hebt bijvoorbeeld bij een organisatie in de culturele sector gewerkt als financieel medewerker en hebt bij voorkeur ook een bedrijfskundige, of daaraan verwante, achtergrond of opleiding. Je beheerst Microsoft Office producten Excel, Acces, PowerBI op een (meer dan) goed niveau en kan daar ook rapportages in bouwen. Enige kennis van webformulieren en PHP is een pré.
Je spreekt de taal van de kunsten, of hebt ervaring met het werken in een non profit organisatie die het beste uit mensen en organisatie haalt, maar kan ook zakelijk en analytisch argumenteren en handelen.
Je kan goed samenwerken met de verschillende collega’s. Je bent initiatiefrijk, kan goed omgaan met planning, deadlines en onverwachte zaken maar weet te prioriteren. Je bent ambitieus en ook klantgericht in je doen en laten.
Functie-eisen
- HBO/ WO werk- en denkniveau
- Kennis van en affiniteit met geautomatiseerde systemen, gegevensverwerking en financiën
- Kennis van de administratieve processen en procedures en richtlijnen, werkprocessen en de financiële administratie van een organisatie
- Kennis van en ervaring binnen de culturele sector of non-profit sector met affiniteit voor de kunst
- Analytische vaardigheden, computervaardigheden (Databases, Excel, PowerBI) en cijfermatig inzicht, gekoppeld aan gevoel voor taal
- Sociaal vaardig en een heldere manier van uitdrukken. Je bent ondersteunend naar gebruikers toe en kunt sturen op tijdige aanlevering gegevens en schakelt soepel tussen de verschillende interne afdelingen.
- Ook ben je in staat tot het op inzichtelijke wijze opstellen van overzichten, analyses, gebruikersdocumentatie en verbetervoorstellen en om teksten op aanvraagformulieren en in handleidingen mee te kunnen ontwikkelen.
Aanbod
- Een marktconform salaris, de functie wordt ingedeeld in schaal 10 van de bij het AFK van toepassing zijnde salarisgroep, gebaseerd op de gemeentelijke salarisschalen (minimaal € 2.973 en maximaal € 4.494 bruto per maand bij een 36-urige werkweek).
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een pensioenregeling, reiskostenvergoeding en eindejaarsuitkering.
- Werken bij een leuke en dynamische organisatie in het hart van de kunstenwereld in Amsterdam.
- Als je een beperking hebt, organiseren we in gezamenlijk overleg de ondersteuning die je nodig hebt om de functie optimaal te kunnen invullen.
Procedure
Het Amsterdams Fonds voor de Kunst laat zich bij de werving van kandidaten voor deze functie ondersteunen door Delftalent, het bureau voor inclusief werven. Voor vragen over deze functie kun je bellen met Roos Hoelen (06-20915820). Reageren kan door te mailen naar info@delftalent.nl, tot uiterlijk 1 juni 2021.
Delftalent doet de voorselectie en draagt een aantal kandidaten aan AFK voor. AFK kiest hier een aantal uit voor twee gespreksrondes. Bij een van deze rondes zal ook een praktijkcasus worden voorgelegd. AFK vraagt van al haar medewerkers een geheimhoudingsverklaring en VOG. Een (vorm van) assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure.